Grup Astra Property (“Grup”) sangat menjunjung tinggi nilai-nilai Perusahaan yaitu LIFE (Legacy, Integrity, Funtastic, dan Expert) serta memiliki komitmen untuk menerapkan Good Corporate Governance (“GCG”) secara konsisten. Hal ini dilakukan dalam rangka mewujudkan kinerja yang baik dengan tetap patuh terhadap peraturan dan perundang-undangan melalui pelaksanaan praktik bisnis yang bersih dan menjunjung tinggi etika. Dalam upaya untuk senantiasa meningkatkan kepatuhan lnsan Astra Property terhadap peraturan dan standar etika yang berlaku serta mencegah terjadinya tindakan pelanggaran, Grup menetapkan kebijakan Sistem Pelaporan Pelanggaran (Whistleblowing System – “WBS”) di lingkungan Grup sehingga Grup dapat menjalankan usahanya secara optimal dengan didukung oleh etika dan perilaku bersih dari seluruh lnsan Astra Property. WBS merupakan sistem yang digunakan untuk menampung, mengolah dan menindaklanjuti serta membuat Pelaporan yang disampaikan oleh Pelapor (sebagaimana akan didefinisikan di bawah) baik dari pihak internal maupun eksternal mengenai tindakan pelanggaran / dugaan pelanggaran yang terjadi di lingkungan Grup, antara lain terkait dengan pelanggaran terhadap prinsip-prinsip GCG, Pedoman Etika Perilaku Bisnis dan Kode Etik (“Astra Property Business Ethics & Code of Conduct”), peraturan/kebijakan perusahaan serta peraturan yang berlaku, yang dilakukan oleh lnsan Astra Property yang dapat merugikan Grup maupun para pemangku kepentingan (“Stakeholders”). Pelaporan yang diperoleh dari mekanisme WBS ini akan mendapatkan perhatian dan tindak lanjut, termasuk juga pemberian hukuman yang tepat agar dapat memberikan efek jera bagi pelaku pelanggaran dan juga bagi mereka yang berniat melakukan hal tersebut. Pelaporan pelanggaran yang didukung bukti awal yang memadai akan ditindaklanjuti untuk dilakukan audit lebih lanjut untuk menetapkan terbukti atau tidaknya suatu laporan. Hasil audit menjadi dasar bagi Manajemen Grup untuk memberikan sanksi terhadap Terlapor (sebagaimana akan didefinisikan di bawah). WBS menjamin setiap Pelapor dapat mengetahui status perkembangan dan tindak lanjut atas laporannya. Melalui WBS akan timbul persepsi yang kuat bahwa apabila seseorang melakukan kecurangan, maka potensi untuk dapat terdeteksi dan dilaporkan akan semakin besar. Dengan demikian, apabila WBS ini dilaksanakan secara tegas dan konsisten, maka diharapkan dapat mewujudkan lnsan Astra Property yang memiliki kinerja yang baik, patuh terhadap hukum, bersih, dan menjunjung tinggi etika.
2.1. Kebijakan ini berlaku bagi Dewan Komisaris, Direksi, dan seluruh Karyawan Perusahaan yang terafiliasi dengan Grup.
2.2. Pelapor Pelanggaran (Whistleblower – “Pelapor”) adalah orang yang melaporkan adanya tindakan pelanggaran. Pelapor dapat berasal dari Pihak Internal Grup (Karyawan Grup Astra Property) dan Pihak Eksternal (pelanggan, vendor, mitra kerja, pemasok, masyarakat dan pemangku kepentingan lainnya).
2.3. “Terlapor” adalah seluruh individu yang berada di bawah Grup baik Dewan Komisaris, Direksi, Karyawan dan Mitra Kerja yang dilaporkan oleh Pelapor terkait dengan perbuatan yang dapat dilaporkan.
2.4. Berikut adalah contoh hal-hal yang menjadi perhatian serius (matters of serious concern – “Perhatian Serius”) yang dapat dilaporkan, antara lain:
a. Penyimpangan/kegagalan dalam mematuhi kewajiban hukum atau peraturan;
b. Benturan kepentingan/penyalahgunaan jabatan untuk kepentingan lain di luar Perusahaan;
c. Tindak pidana, seperti kegiatan fraud, pemerasan, perbuatan curang, pencurian, korupsi, suap, gratifikasi, dan tindakan lainnya yang mengarah pada pidana;
d. Kondisi ketika kesehatan dan keselamatan seseorang/sekelompok Karyawan/Pekerja terancam;
e. Tindakan Pelecehan (Harrassment) dan Diskriminasi;
f. Manipulasi Keuangan (Financial Irregularities);
g. Sengaja menyembunyikan adanya praktik-praktik di atas; dan
h. Pelanggaran Peraturan Perusahaan, kebijakan-kebijakan yang berlaku di Grup, dan Astra Property Business Ethics & Code of Conduct.
2.5. Struktur Tim Pengelola Pelaporan WBS adalah sebagai berikut:
a. Komite WBS
Merupakan Dewan Direksi dan atau Dewan Komisaris dari entitas terkait dalam Pelaporan WBS. Memiliki tugas dan tanggung jawab sebagai berikut:
• Memberikan pengarahan kepada Tim Analisa WBS dan Tim Audit WBS dalam rangka mempelancar pelaksanaan pengelolaan Pelaporan WBS;
• Memutuskan Pelaporan yang akan dilanjutkan dengan proses audit setelah mempertimbangkan hasil analisa dari Tim Analisa WBS;
• Memberikan Surat Tugas (jika diperlukan) kepada Tim Analisa dan Tim Audit WBS berkaitan dengan pelaksanaan pengelolaan dan penanganan Pelaporan WBS; dan
• Memonitor dan mengevaluasi perkembangan pelaksanaan pengelolaan dan penanganan Pelaporan WBS.
b. Tim Analisa WBS
Merupakan Tim yang berasal dari lintas fungsi Grup. Memiliki tugas dan tanggung jawab sebagai berikut:
• Memonitor keseluruhan pengaduan yang masuk ke sistem WBS;
• Melakukan analisa Pelaporan yang masuk melalui situs WBS;
• Mengumpulkanseluruh bukti-bukti awal Pelaporan sebagai pengambilan keputusan analisa dan audit;
• Melaporkan hasil analisa Pelaporan ke Komite WBS dengan rekomendasi diteruskan dengan audit atau dihentikan; dan
• Membuat laporan berkala penanganan Pelaporan yang masuk.
c. Tim Audit WBS
Merupakan Tim yang berasal dari lintas fungsi Grup yang ditunjuk oleh Dewan Komisaris dan atau Dewan Direksi. Memiliki tugas dan tanggung jawab sebagai berikut:
• Memproses Pelaporan WBS yang diserahkan oleh Tim Analisa WBS setelah melalui persetujuan Komite WBS; dan
• Membuat laporan berkala dan laporan hasil audit atas penanganan Pelaporan yang ditindaklanjuti.
d. Administrator WBS
Merupakan Tim yang berasal dari lintas fungsi Grup. Memiliki tugas dan tanggung jawab sebagai berikut:
• Mengelola adminstrasi username dan password di sistem WBS yaitu: menambah, me-non-aktifkan user dan melakukan reset password untuk user;
• Memeriksa/memonitor secara berkala sistem WBS untuk memastikan keterkinian dari Pelaporan WBS; dan
• Melakukan administrasi dokumen pengaduan dan dokumen penanganan Pelaporan WBS.
WBS ini bertujuan untuk meningkatkan kualitas transparansi, akuntabilitas, pertanggungjawaban, independensi dan kesetaraan serta kewajaran dalam implementasi GCG serta mencegah kerugian baik materiil maupun immateriil Grup.
4.1. Saluran Utama Pengaduan & Pelaporan atas Pelanggaran
Keluhan, pengaduan dan laporan dari pihak internal maupun eksternal dapat dilaporkan kepada Grup melalui saluran berikut: Email WBS: wbs@astraproperty.co.id
4.2. Pilihan Lain Saluran Pengaduan & Pelaporan bagi Pelapor yang berasal dari Pihak Internal
Pilihan Pertama
Jika seorang Karyawan memiliki kekhawatiran yang serius tentang suatu tindakan atau kelalaian yang akan berdampak pada bisnis Grup atau reputasinya, atau akan merugikan atau membahayakan seseorang, Karyawan tersebut harus menyampaikannya terlebih dahulu kepada atasan langsung atau Department Head terkait. Aktivitas Pelaporan ini dapat dilakukan secara lisan atau tertulis.
Pilihan Kedua
Jika seorang Karyawan merasa tidak mampu untuk menyampaikan hal-hal yang menjadi Perhatian Serius tersebut kepada atasan langsung atau manajer lini mereka, Karyawan tersebut dapat menyampaikan masalah tersebut kepada:
Division Head terkait atau Project Director di tempat Karyawan Grup bekerja;
atau
Human Capital Department Head di Perusahaan tempat Karyawan Grup bekerja.
Pilihan Ketiga
Jika seorang Karyawan masih merasa tidak nyaman, Karyawan tersebut dapat menyampaikan hal-hal yang menjadi Perhatian Serius tersebut dengan:
Director/Executive in Charge dari Perusahaan/Business Unit terkait;
atau
Human Capital Division Head Astra Property Group;
atau
Vice President Director Astra Property Group.
Pilihan Keempat
Jika Karyawan merasa bahwa hal-hal yang menjadi Perhatian Serius tersebut tidak dapat didiskusikan melalui opsi mana pun atau jika tiga opsi pertama telah diikuti dan Karyawan masih memiliki kekhawatiran, Karyawan tersebut dapat melaporkan ke Email WBS.
4.3. Syarat Pelaporan
Dalam melaporkan hal-hal yang menjadi Perhatian Serius, Pelapor perlu memperhatikan hal-hal sebagai berikut:
a. Pelapor wajib memberikan indikasi awal yang dapat dipertanggungjawabkan, meliputi:
1) Deskripsi pelanggaran yang diadukan, meliputi ringkasan kejadian, kronologis, jumlah kerugian (apabila dapat ditentukan). 1 (satu) pengaduan/penyingkapan sebaiknya hanya untuk 1 (satu) pelanggaran agar penanganannya dapat lebih fokus;
2) Pihak yang terlibat, yaitu siapa yang seharusnya bertanggung jawab atas pelanggaran tersebut, termasuk saksi-saksi dan pihak yang diuntungkan atau dirugikan atas pelanggaran tersebut;
3) Lokasi pelanggaran, yaitu meliputi nama, tempat, atau fungsi terjadinya pelanggaran tersebut;
4) Waktu pelanggaran, yaitu periode pelanggaran baik berupa hari, minggu, bulan, tahun atau tanggal tertentu pada saat pelanggaran tersebut terjadi;
5) Bagaimana terjadinya pelanggaran tersebut dan apakah terdapat bukti-bukti pendukung telah terjadinya pelanggaran;
6) Apakah pelanggaran tersebut pernah dilaporkan kepada pihak lain;
7) Apakah pelanggaran tersebut pernah terjadi sebelumnya;
b. Pelaporan perlu disertai dengan bukti yang jelas, relevan, dan mendukung informasi atas pokok Pelaporan/permasalahan yang dilaporkan baik dalam bentuk dokumen/surat, rekaman, gambar, dan lainnya;
c. Informasi dapat disampaikan secepatnya ke Email WBS atau pilihan lain Pelaporan bagi Pihak Internal yang telah diatur di atas;
d. Untuk mempercepat dan mempermudah proses tindak lanjut pengaduan/penyingkapan, maka Pelapor dianjurkan untuk memberikan informasi mengenai data diri, yang sekurang-kurangnya memuat alamat/nomor telepon/handphone/email; dan
e. Pelaporan harus didasari itikad baik dan bukan merupakan suatu keluhan pribadi ataupun didasari kehendak buruk/fitnah.
5.1 Perusahaan menjamin kerahasiaan identitas Pelapor, kecuali apabila pengungkapan tersebut diperlukan dalam kaitan dengan laporan atau penyidikan yang dilakukan oleh pihak berwajib;
5.2 Perusahaan menjamin perlindungan terhadap Pelapor dari segala bentuk ancaman, intimidasi, ataupun tindakan tidak menyenangkan dari pihak manapun selama Pelapor menjaga kerahasiaan pelanggaran yang diadukan kepada pihak manapun;
5.3 Perlindungan terhadap Pelapor juga berlaku bagi para pihak yang melaksanakan audit maupun pihak-pihak yang memberikan informasi terkait dengan pengaduan/penyingkapan tersebut;
5.4 Dalam melakukan proses tindak lanjut atas setiap pengaduan/penyingkapan wajib mengedepankan kerahasiaan, asas praduga tidak bersalah dan profesionalisme;
5.5 Penyampaian laporan tanpa identitas (anonim) tetap akan diterima dan ditindaklajuti oleh Tim Analisa WBS yang diberi kewenangan untuk menerima laporan tersebut sesuai dengan prosedur yang ada. Namun demikian penyampaian Pelaporan anonim tidak direkomendasikan karena Pelaporan secara anonim akan menyulitkan komunikasi untuk tindak lanjut atas Pelaporan;
5.6 Insan Karyawan Astra Property yang melanggar prinsip kerahasiaan akan diberikan sanksi yang berat sesuai ketentuan yang berlaku di Perusahaan; dan
5.7 Perusahaan akan menetapkan sanksi atas penyalahgunaan WBS, dimana para pihak (baik internal maupun eksternal) yang menyampaikan laporan berupa fitnah atau laporan palsu akan diberikan sanksi termasuk proses hukum dan tidak memperoleh jaminan kerahasiaan maupun perlindungan Pelapor.
6.1. Tim Analisa WBS yang menangani Pelaporan melalui jalur pengaduan dan Pelaporan yang telah diatur di atas akan meninjau, menganalisa, dan verifikasi atas laporan indikasi/dugaan pelanggaran, informasi yang disampaikan, dan bukti pendukung tersebut untuk menilai tindakan yang harus diambil;
6.2. Atas potensi pelanggaran yang dilakukan oleh Karyawan, maka Tim Analisa WBS akan menyampaikan laporan indikasi/dugaan pelanggaran tersebut kepada Komite WBS (Dewan Direksi) entitas terkait dengan proses sebagai berikut:
a. Dewan Direksi melakukan pembahasan dan memberikan persetujuan/rekomendasi kepada Tim Analisa WBS untuk membentuk Tim Audit WBS;
b. Tim Audit WBS melakukan audit sesuai dengan Prosedur WBS dan melaporkan hasil audit kepada Tim Analisa WBS;
c. Tim Analisa WBS menyampaikan laporan hasil audit kepada Dewan Direksi;
d. Dewan Direksi melakukan pembahasan Laporan Audit WBS;
e. Jika hasil audit menyatakan bahwa pelanggaran TERBUKTI,
1) Dewan Direksi menyampaikan rekomendasi pengenaan sanksi kepada Tim Human Capital Division untuk diproses lebih lanjut;
2) Tim Human Capital Division menyampaikan laporan pengenaan sanksi kepada Tim Analisa WBS untuk didokumentasikan;
f. Jika hasil audit menyatakan bahwa pelanggaran TIDAK TERBUKTI, Tim Analisa WBS membuat dan menyampaikan informasi kepada Pelapor bahwa pelanggaran tidak terbukti dan dianggap selesai serta menyimpan dokumen arsip;
6.3. Atas potensi pelanggaran yang dilakukan oleh Anggota Dewan Direksi, maka Tim Analisa WBS akan menyampaikan laporan indikasi/dugaan pelanggaran tersebut kepada Komite WBS (Dewan Komisaris) entitas terkait sesuai mekanisme yang berlaku dengan proses sebagai berikut:
a. Dewan Komisaris melakukan pembahasan untuk menunjuk Tim Audit WBS yang anggotanya terdiri dari Anggota Dewan Komisaris dan Anggota lain yang ditunjuk oleh Dewan Komisaris;
b. Tim Audit WBS melakukan audit sesuai peraturan yang berlaku dan melaporkan hasil audit kepada Dewan Komisaris;
c. Jika hasil audit WBS menyatakan bahwa pelanggaran TERBUKTI,
1) Dewan Komisaris melakukan pembahasan untuk memberikan/menetapkan sanksi dan menyampaikan surat pemberitahuan pengenaan sanksi;
2) Tim Human Capital Division meneruskan surat pemberitahuan pengenaan sanksi kepada Tim Analisa WBS untuk didokumentasikan;
d. Jika hasil audit menyatakan bahwa pelanggaran TIDAK TERBUKTI,
1) Tim Audit WBS meneruskan hasil audit kepada Tim Analisa WBS; dan
2) Tim Analisa WBS membuat dan menyampaikan informasi kepada Pelapor bahwa pelanggaran tidak terbukti dan dianggap selesai serta menyimpan dokumen arsip.
6.4. Atas potensi pelanggaran yang dilakukan oleh Anggota Dewan Komisaris, maka Tim Analisa WBS akan menyampaikan laporan indikasi/dugaan pelanggaran tersebut kepada Komite WBS (Presiden Komisaris atau Pemegang Saham yang relevan) dari entitas terkait sesuai mekanisme yang berlaku dengan proses sebagai berikut:
a. Presiden Komisaris atau Pemegang Saham yang relevan melakukan pembahasan untuk menunjuk Tim Audit WBS yang anggotanya terdiri dari Anggota Dewan Komisaris dan Anggota lain yang ditunjuk oleh Presiden Komisaris atau Pemegang Saham yang relevan;
b. Tim Audit WBS melakukan audit sesuai peraturan yang berlaku dan melaporkan hasil audit kepada Dewan Komisaris;
c. Jika hasil audit WBS menyatakan bahwa pelanggaran TERBUKTI,
1) Presiden Komisaris atau Pemegang Saham yang relevan melakukan pembahasan untuk memberikan/menetapkan sanksi dan menyampaikan surat pemberitahuan pengenaan sanksi;
2) Tim Human Capital Division atau Presiden Komisaris meneruskan surat pemberitahuan pengenaan sanksi kepada Tim Analisa WBS untuk didokumentasikan;
d. Jika hasil audit menyatakan bahwa pelanggaran TIDAK TERBUKTI,
1) Tim Audit WBS meneruskan hasil audit kepada Tim Analisa WBS; dan
2) Tim Analisa WBS membuat dan menyampaikan informasi kepada Pelapor bahwa pelanggaran tidak terbukti dan dianggap selesai serta menyimpan dokumen arsip.
6.5. Atas potensi pelanggaran yang dilakukan oleh Mitra Kerja, maka Tim Analisa WBS akan menyampaikan laporan indikasi/dugaan pelanggaran tersebut kepada Komite WBS (Dewan Komisaris dan atau Dewan Direksi) entitas terkait dengan proses sebagai berikut:
a. Komite WBS melakukan pembahasan untuk menunjuk Tim Audit WBS yang anggotanya dapat terdiri dari Direksi dan Tim Analisa WBS;
b. Tim Audit WBS melakukan audit sesuai peraturan yang berlaku dan melaporkan hasil audit kepada Komite WBS entitas terkait;
c. Jika hasil audit menyatakan bahwa pelanggaran TERBUKTI,
1) Komite WBS melakukan pembahasan untuk memberikan/menetapkan sanksi dan menyampaikan surat pemberitahuan pengenaan sanksi;
2) Komite WBS meneruskan surat pemberitahuan pengenaan sanksi kepada Tim Analisa WBS untuk didokumentasikan;
d. Jika hasil audit menyatakan bahwa pelanggaran TIDAK TERBUKTI,
1) Tim Audit WBS meneruskan hasil audit kepada Tim Analisa WBS; dan
2) Tim Analisa WBS membuat dan menyampaikan informasi kepada Pelapor bahwa pelanggaran tidak terbukti dan dianggap selesai serta menyimpan dokumen arsip.
Seluruh proses evaluasi atas pengaduan/penyingkapan wajib dibuatkan Berita Acara. Seluruh proses sistem Pelaporan pelanggaran harus terdokumentasi dengan baik dan reliable agar dapat dipertanggungjawabkan.
Hal-hal yang wajib diperhatikan dalam pelaksanaan proses Tindak Lanjut atas Pelaporan, antara lain:
a. Dalam melakukan proses tindak lanjut atas setiap Pelaporan/pengaduan/ penyingkapan, Pihak-Pihak yang menangani Pelaporan wajib mengedepankan kerahasiaan identitas Karyawan (Pihak Pelapor), asas praduga tidak bersalah dan profesionalisme;
b. Pihak-pihak yang menangani Pelaporan wajib menginformasikan kepada Karyawan (Pihak Pelapor) untuk menjaga kerahasiaan kasus yang menjadi Perhatian Serius yang dilaporkan selama proses penanganan;
c. Prinsip kerahasiaan berlaku bagi Tim yang ditunjuk untuk melaksanakan aktivitas penelusuran/penyelidikan internal maupun pihak-pihak yang memberikan informasi terkait dengan pengaduan/penyingkapan; dan
d. Pihak-pihak yang melanggar prinsip kerahasiaan tersebut akan diberikan sanksi sesuai ketentuan yang berlaku di Peraturan Perusahaan.
7.1. Bentuk Sanksi kepada pihak Terlapor yang terbukti bersalah diberikan sesuai dengan ketentuan yang berlaku di Peraturan Perusahaan; dan
7.2. Sesuai dengan prinsip Kerahasiaan, Pelapor yang mengirimkan laporan yang berupa fitnah atau laporan palsu akan memperoleh sanksi dan tidak memperoleh baik jaminan kerahasiaan maupun perlindungan Pelapor. Sanksi yang dapat dijatuhkan diatur dalam Peraturan Perusahaan atau kebijakan lain yang diatur Perusahaan.
Perusahaan wajib mempublikasikan serta mensosialisasikan WBS di internal Grup maupun Stakeholders di luar Grup melalui berbagai media Perusahaan, seperti, namun tidak terbatas pada:
8.1 Mencetak dan mendistribusikan dokumen kebijakan ini serta menyampaikannya di dalam forum internal Grup; dan
8.2 Memuat di dalam website, email Grup, banner atau media lain yang relevan.